Sering kali saya melihat rakan-rakan pensyarah dan di mana-mana tempat kerja mengeluh berkenaan isu ini. Pelajar atau anak muda masa kini ada yang kurang arif dalam perkara-perkara asas berkomunikasi dengan orang lain, terutamanya dalam hal rasmi di alam pekerjaan dan universiti.
Ada yang tidak meletakkan subjek pada emel apabila memohon pekerjaan. Ada yang terus menerpa menelefon pensyarah pada jam 11 malam, pada hari minggu. Ada yang lambat datang apabila bertemu janji dengan orang lain dan pelbagai lagi ragam yang dilakukan.
Isu sebegini begitu banyak diceritakan. Saya sendiri juga pernah melalui beberapa kes seperti ini, sepanjang saya bergelar seorang pelajar sehinggalah ke hari ini.
Jujurnya, saya tidak terlalu ‘terasa hati’ jika perkara sebegini berlaku kepada saya. Bagi saya, biasalah orang baru belajar, lama-kelamaan dia akan faham. Cuma saya risau terhadap para pelajar atau anak muda ini yang akan melangkah ke alam pekerjaan suatu masa nanti. Mereka akan berhubungan dengan masyarakat luar. Tentunya jika isu-isu sebegini tidak dibetulkan dengan segera, akan mendatangkan banyak masalah dan akan memburukkan imej para pelajar itu sendiri, tanpa mereka sedar.
Perlu saya ingatkan, segala tulisan di bawah bukanlah berkaitan dengan sesiapa yang berurusan dengan saya semata-mata. Tetapi tulisan ini berbentuk umum, diolah berdasarkan pengalaman saya dan rakan-rakan lain terhadap perkara ini.
1. Tidak perkenalkan diri
Bayangkan ada yang menelefon atau emel, tetapi tanpa ada apa-apa pengenalan dan terus bertanyakan soalan. Sudah tentu orang yang menerima panggilan tersebut akan terpinga-pinga kerana tidak pasti siapa yang menelefon.
Contoh kurang baik:
“Hello. Ini encik Shafiq (bukan nama sebenar) ya. Saya nak tanya berkenaan tawaran kerja di Zalora?”
Contoh baik:
“Hello. Maaf ganggu. Boleh saya cakap dengan encik Shafiq? Nama saya Aizat, pelajar dari UKM. Saya ada tengok iklan tawaran kerja Zalora di dalam surat khabar. Saya menelefon ini untuk bertanyakan tentang pekerjaan tersebut.”
2. Menaip isi emel di dalam ruangan ‘subject’
Perkara yang pelik tetapi kerap berlaku di dalam emel. Ramai yang tidak tahu di mana hendak menaip isi emel. Akibatnya, semuanya dilonggokan dalam subjek emel. Ia sememangnya nampak pelik dan tidak profesional. Seolah-olah tidak tahu langsung bagaimana untuk menaip emel.
Oleh itu, tuliskan subjek emel dengan jelas. Bukan hanya sekadar ‘salam.’ Seeloknya seperti ini ‘Pertanyaan mengenai pembayaran yuran semester 1.’
3. Hubungi orang pada waktu yang kurang sesuai
Selalunya pensyarah menghadapi keadaan sebegini. Pelajar sering menghubungi pada waktu yang tidak sepatutnya. Contohnya bertanyakan soalan pada waktu tengah malam yang sepatutnya boleh ditanyakan pada keesokan paginya.
Bagi saya WhatsApp atau emel boleh terima lagi. Tetapi, ada sesetengah orang yang tidak boleh terima WhatsApp di luar waktu bekerja. Apatah lagi panggilan telefon, ia sememangnya tidak sesuai. Saya menganggap panggilan telefon pada waktu malam hanya untuk kes kecemasan seperti pelajar kemalangan dan sebagainya.
Pernah satu ketika saya dihubungi oleh pelajar di sebuah universiti tempatan yang ‘missed call’ sebanyak 3 kali pada jam 10.30 malam dan 12.00 tengah malam. Beliau meminta saya membayar yuran penyertaannya terlebih dahulu di dalam suatu acara. Walhal, boleh sahaja WhatsApp terlebih dahulu untuk peringatan atau call semasa waktu bekerja.
4. Tidak menepati masa apabila bertemu janji
Anda mungkin merasakan 5 minit lambat itu, tidak mengapa. Namun untuk sesetengah orang, 5 minit itu sangat berharga. Tambahan pula, kalau di dunia pekerjaan nanti, akan bertemu ramai orang yang sebegini terutamanya orang-orang atasan yang jadual mereka lebih sibuk berbanding anda.
Jadi, seeloknya jika lambat walaupun kurang 5 minit, sila maklumkan “maaf tuan, saya lambat 5 minit.”
Bagi saya, saya sangat hargai seseorang yang memaklumkan yang dia lambat dan meminta maaf.
Namun ada juga keadaan orang yang tak kisah datang lambat walaupun kita sudah pesan jangan lambat. Apabila datang lambat, tidak ada pula rasa bersalah terhadap perkara yang dilakukan.
5. Bercakap-cakap di belakang sewaktu orang lain bercakap
Saya merasakan sudah menjadi suatu budaya untuk kita bercakap apabila orang sedang bercakap di hadapan. Saya juga merasakan budaya ini tidak begitu ketara beberapa tahun sebelum ini. Tetapi saya melihat budaya ini semakin lama semakin ketara pada masa kini. Saya tidak pasti apa puncanya.
Jadi, bagi saya seeloknya diam dan kalau terlalu bosan, beleklah telefon bimbit secara diam kerana ia lebih baik daripada bercakap-cakap tentang perkara yang tidak memberi faedah.
6. Berjenaka pada waktu yang tidak sepatutnya
Anda mungkin rapat dengan pensyarah atau bos di tempat kerja anda. Namun ada waktu, anda perlu serius kerana tidak semua waktu perlu diselitkan dengan gurauan.
7. Penggunaan ‘WhatsApp’
Ada sesetengah orang tidak suka urusan kerja dilaksanakan menerusi WhatsApp. Mereka lebih suka melalui emel atau datang berjumpa secara berhadapan.
Jika anda ingin menghantar WhatsApp kepada seseorang untuk urusan kerja kerana anda hanya tahu nombor telefonnya sahaja, lebih elok ditulis dengan formal seperti emel.
Contoh kurang baik:
“Salam. Saya nak tanya?”
Contoh baik:
“Assalamualaikum tuan. Maaf menganggu. Saya Aizat. Bolehkah saya mendapatkan emel tuan untuk urusan selanjutnya?”
Alamat emel itu adalah pertanyaan indirectly sama ada beliau (orang yang kita berurusan) lebih selesa menggunakan emel atau WhatsApp. Ada setengah orang akan merasakan WhatsApp lebih mudah kerana ada orang yang akan memberikan emel untuk anda berurusan selanjutnya. Tetapi, jika emel mungkin perlu tunggu maklum balas dari orang yang kita ingin berurusan.
8. Hantar mesej atau emel sepatah demi sepatah
Ini perkara yang selalu terjadi dalam WhatsApp ataupun emel. Seeloknya, anda masukkan semua pertanyaan dalam satu ayat sahaja supaya orang yang membaca boleh terus faham. Jika ayat sepatah demi sepatah, akan menyusahkan orang. Anda perlu ingat tidak semua orang ada masa nak tunggu anda balas dan jelaskan apa anda mahu.
Contoh kurang baik:
“Salam. Boleh tanya sesuatu?”
Contoh baik:
“Assalamualaikum tuan. Maaf menganggu. Bolehkah saya tahu sesuatu?”
9. Tidak menyemak latar belakang orang yang anda akan hubungi
Jika kita nak menghubungi orang tertentu, seeloknya kita cari dahulu nama dia di dalam laman web syarikat ataupun universiti. Kenal pasti sama ada dia mempunyai pangkat atau jawatan yang disandang seperti Dato, Datuk, Prof, dan Dr. Pendek kata, semua perkara yang ‘publicly available’ tentang seseorang haruslah kita tahu terlebih dahulu.
Perkara sebegini selalu terjadi terhadap isu ‘interview atas talian.’ Sebagai contoh, ada rakan penulis saya dihubungi pelajar di sebuah universiti tempatan. Apa yang pelajar tersebut bertanya adalah “nak tanya, tuan tulis karya apa ya?” Padahal penulis itu sangatlah popular dan semua maklumat asas tentang nama karya, jenis karya semuanya terdapat di Facebook dan di laman web beliau. Nampak sangat pelajar tersebut tidak bersedia dan tidak membuat kaji selidik terlebih dahulu, siapa orang yang dia ingin temuduga.
10. Menghantar emel kosong dan fail tidak dinamakan dengan betul
Seeloknya apabila menghantar emel kepada seseorang, sertakan sedikit pengenalan atau sekurang-kurangnya penjelasan apa yang ingin dihantar.
Contoh ayat:
“Fail berkenaan biodata diri saya ada dikepilkan bersama.”
Jadi, janganlah hantar kosong kerana ia agak annoying dan tidak faham apa yang hendak cuba disampaikan.
Selain itu, berkenaan nama fail. Janganlah menghantar fail kepada orang dengan nama seperti “new Document.pdf,” “file 1.pdf.” Orang yang menerima emel anda kadangkala mendapat emel beratus-ratus sehari dan untuk dimuat turun pun tidak sempat ‘rename’ fail anda. Akibatnya, dia sendiri pening mana satu fail yang anda telah hantar. Jadi, rename file anda dengan jelas.
Contohnya:
1. Kertas Kerja Majlis Makan Malam Program Amal Jariah.
2. Biodata – Nur Qamalia Qaishara.
Kepada para pelajar terutamanya, betulkan perkara-perkara di atas sewaktu di universiti lagi.
Biasakan diri anda. Jangan apabila sudah anda bekerja, anda akan dipandang aneh dan orang di luar sana akan mempersoalkan akan perkara tersebut.
